HR Management system service for your company in Indonesia

Do you plan to establish your business in Indonesia, and don’t want to get sweat with the man power / human resources matters?
VIRTUAL HRM will render these services:
1. Set up HR department/ HR management
a. SOP
b. Forms related to the SOP
2. Employment :
a. Man power planning
b. Recruitment & selection
c. Induction program
3. Industrial relation : Company Regulation drafting in line with applicable Man Power Law in Indonesia
WHY YOU NEED HR MANAGEMENT ?
 With current industry situation & the quality of Indonesian Human Capital, many company require effective human resource management and development in order to compete with other companies.
 Most of top management belief that effective HR Management and Development will enhance Organization’s performance and also create harmonize work environment
 In Indonesia, it will need special HR Management to support your organization’s goal.
Who is Virtual HRM ?
• Virtual HRM is owned by Sari Handayani, expert in HR management, industrial relation and experienced in set up HR department and its SOP/ business process.
• Virtual HRM is supported by young HR professionals who has integrity
• We serve the best service in reasonable & affordable price as HR management is our PASSION.

contact : sari musdar at +62815 80 100 94
or YM : smusdar@yahoo.com
MSN : smusdar@hotmail.com
skype : sari.musdar1

9 KUNCI SUKSES DI KANTOR BARU

Selamat! Akhirnya anda mendapatkan pekerjaan yang anda impikan setelah berhasil melewati beberapa tahap interview. Well, saat interview anda bisa saja “menjual diri” dengan mempromosikan diri sebagai high achiever dan menyebutkan semua prestasi kerja anda di perusahaan sebelumnya. Tapi perusahaan, terutama atasan anda, menunggu bukti. Jadi, apa langkah selanjutnya untuk membuktikan kepada bos dan manajemen di perusahaan yang saat ini anda masuki, keputusan mereka untuk menerima anda tidak salah?
Sebagai “new kid on the block”, mempunyai semua ilmu, pengetahuan dan pengalaman di perusahaan sebelumnya tidaklah cukup. Di beberapa kasus, banyak karyawan yang tampak brilliant dan mempunyai prestasi yang cemerlang di kantor sebelumnya, tetapi karena tidak bisa beradaptasi dengan budaya perusahaan dan lingkungan kerja yang baru, mereka gagal berprestasi di perusahaan baru. Kebanyakan akan menyalahkan HRD yang kurang aktif memberikan orientasi atau menyalahkan program induksi yang tidak efektif.
Sebagai karyawan baru, tentunya anda ingin membuktikan diri bisa memberikan kontribusi di kantor baru. Anda harus aktif, jangan tergantung pada program induksi atau orientasi yang diadakan manajemen perusahaan. Baca tips-tips berikut supaya anda bisa survive melewati masa percobaan dan memberikan prestasi dalam masa penilaian tersebut sambil membuat bos anda terkesan!
1. Beradaptasilah secepatnya!
2. Sibukkan diri
3. Tidak semuanya barang baru
4. Pelajari bahasa baru
5. Kenali atasan anda
6. Pertahankan suasana kerja yang bersahabat
7. Jadilah karyawan yang smart
8. Berikan kontribusi secepatnya
9. Gunakan peralatan dan fasilitas di kantor untuk belajar

1. Beradaptasilah secepatnya!
• Pekerjaan baru, lingkungan baru. Jangan membawa kebiasaan atau pun budaya di perusahaan tempat anda bekerja sebelumnya, apalagi jika budaya Perusahaan lama tidak sama dengan budaya perusahaan baru. Anda harus membuka diri dan beradaptasi dengan lingkungan kerja yang baru.
• Masa orientasi hanya sebentar, jika anda gagal memberikan kesan baik di periode 3 bulan penilaian, anda tidak bisa memutar waktu kembali. Gunakan waktu yang singkat ini dengan baik.
• Ikuti semua sistem, kebijakan dan budaya perusahaan
• Buka mata, buka telingan lebar-lebar dan amati dunia baru anda.
2. Sibukkan diri
• Baca semua catatan / laporan yang ada, terutama mengenai pekerjaan terdahulu.
• Cari pekerjaan, pekerjaan tidak akan mencari anda, kalau perlu ajukan proposal rencana kerja ke atasan anda
• Anda tidak diambil untuk dekorasi kantor, tapi untuk berproduksi.
• Manfaatkan waktu anda dengan belajar banyak, sampai anda merasa bahwa pekerjaan sudah menyita semua waktu anda.
• Jauhi sifat berpangku tangan.

3. Tidak semuanya baru
• JIka anda bekerja dalam bidang yang sama, gunakan semaksimal mungkin ilmu dan keahlian yang anda miliki.
• Mulai belajar mandiri, jangan tunggu petunjuk terus. Bos akan senang jika anda mempunyai inisiatif sepanjang sesuai dengan wewenang yang ditetapkan dalam job description anda.
• Berlakulah “self starter”, dengan pengetahuan, keahlian dan pengalaman yang anda miliki.

4. Belajar bahasa baru
• Bahasa di sini tidak hanya berarti bahasa asing, tetapi termasuk juga terminology khusus yang sering digunakan di perusahaan anda
• Lakukan segera, kalau tidak masa orientasi anda akan diperpanjang atau lebih lama.
• Cari setiap peluang untuk training.
• Berinisiatif mengadakan briefing, weekly meeting, coaching, minta persetujuan terlebih dahulu dari atasan anda, jangan sampai dia menilai anda tidak menghormatinya sebagai atasan anda.

5. Kenali atasan anda dengan baik
• Karena anda akan bekerja dalam waktu lama dengan atasan anda dan masa depan anda tergantung juga dari penilaian atasan, anda harus benar-benar mengenal dengan baik atasan anda
• Kesalahan yang sama dari masa lalu jangan terjadi lagi. Jika di kantor lama anda mempunyai hubungan yang kurang harmonis dengan atasan, perbaiki kesalahan tersebut agar anda mempunyai hubungan kerja dan komunikasi yang baik dengan atasan
• Manajer/ atasan yang baru mempunyai kepribadian yang baru pula. Kenalilah pribadi atasan anda, apa yang dia sukai dan tidak sukai dari kinerja dan sikap bawahan.
• Pelajari kelebihan dan kelemahan atasan anda.
• Ketahui keinginannya dan sampaikan kebutuhannya.
• Antisipasi kebutuhannya dan siapkan rekomendasi anda.
• Dukung dan promosikan dia, kalau berhasil dia juga akan mendukung dan mempromosikan anda.

6. Buatlah suasana yang bersahabat
• Sekalipun anda bukan orang yang extrovert dan tidak terlalu senang bergaul, jangan menyendiri. Bergaulah dengan rekan-rekan kerja, bisa dimulai dengan makan siang bersama.
• Kembangkan persahabatan anda.
• Bantu orang lain, tapi tidak berlebihan.
• Tunjukan minat anda pada orang lain (rekan sekerja) dan persoalan mereka jika mereka bercerita kepada anda.
• Kalau anda mendengarkan rekan-rekan anda, anda akan tahu banyak mengenai organisasi, intrik politik yang ada, dan suasana kerja secara umum.

7. Jadilah karyawan yang smart
• Bekerja dengan hati-hati dan menggunakan logika
• Malu bertanya sesat dijalan, jika anda tidak mengetahui sistem atau bisnis proses di perusahaan baru, jangan malu untuk bertanya, dan ucapkan terima kasih kepada rekan yang telah membantu anda
• Setiap kali anda bicara, akan menampilkan karakter dan pengetahuan anda. Jadi aturlah pembicaraan anda saat mengeluarkan pendapat
• Setiap kali anda diam dan mendengarkan, anda akan mendapatkan sesuatu yang baru. Waktunya untuk mendengarkan rekan kerja atau bos yang menerangkan sesuatu di rapat/ briefing.
• Berilah pendapat anda secara gratis, kalau tidak anda tidak akan mendapatkan informasi lagi dikemudian hari.

8. Berikan kontribusi secepatnya
• Hasil kerja pertama yang menentukan keberhasilan anda.
• Cari proyek lama yang masih ditunda.
• Bersikaplah inovatif
• Jadilah orang yang memberikan pemecahan masalah
• Gunakan dengan optimal waktu 3 bulan ini untuk berprestasi sebaik-baiknya, sehingga orang –terutama atasan anda—akan melihat anda sebagai high achiever

9. Gunakan peralatan/ fasilitas yang tersedia untuk belajar
• Pustaka kantor : buku, video, micro film, kertas kerja, laporan, majalah, bulletin, jurnal
• Kursus-kursus singkat
• In-house training
• Internet web sites
• Surat kabar & majalah
• Seminars

Nah dengan berbekal 9 kunci sukses di atas, saya jamin, anda akan tampak cemerlang di kantor dan melewati masa percobaan dengan membuat semua orang terkesan.

CBHRM – Competency-based Human Resources Management

CBHRM – Competency-based Human Resources Management
Definition :
1. Competency is an underlying characteristic of an individual to perform the job effectively
2. CBHRM is a series of decision to manage optimal employment relationship from recruitment, selection, staffing, retaining, development and termination, by using job competency model information and individual competency level integrally to achieve organizational goals
Flow Chart :
The CBHRM program is made up of the following:
1. Job Description : explains the individuals responsibilities, job’s purpose and competence of job’s holder
2. Competency Model : complete listing of all the competencies required by the incumbent to effectively perform the duties of a position
3. Competency Dictionary : Definition of all the competence
4. Assessment Process : an integrated system of multiple behavioral assessment techniques designed to assess the critical skills and abilities for success in a target job
5. Skill Gap : It may be identified before the training that an individual has a skills gap in a particular category
6. Training Matrix : highlights the training elements which a person requires in order to carry out their responsibilities safely
7. Types of Training : On the Job training (OJT), self study, internal, external
8. E valuation Process – following training the process that an individual can demonstrate competency through evaluation form

administrasi personalia yang efektif (2)

Ada beberapa bagian administrasi personalia, tetapi kali ini saya hanya membahas bbrp bagian yang sering dibahas / dipertanyakan rekan-rekan.


1. Employment Transactions :

a. job offer : diberikan setelah negosiasi kompensasi
b. Employment Agreement (Surat Perjanjian Kerja) yang memuat hak dan kewajiban perusahaan & karyawan
c. Probation period : harus disebutkan dalam perjanjian kerja permanen
d. PKWT : Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (kontrak), kontrak hanya bisa diperpanjang satu kali lagi atau untuk periode maksimal 3 tahun (kontrak pertama dan kedua)
e. Transfer / Mutasi : perpindahan karyawan dari satu departemen/ divisi ke departemen lainnya atau kantor cabang lainnya
f. Promotion : menggunakan formulir untuk promosi atau surat pengangkatan
g. Demotion : penurunan jabatan; gaji pokok tidak boleh dikurangi, tapi tunjangan berubah mengikuti jabatan yang baru

2. Recruitment & Selection

a. Job vacancy advertisement (posis/ job title, requirement, name of company)
b. Application letters short listing
A = sesuai yang dicari
B = calon bagus ttp belum sesuai dengan yang dicari
C = tidak sesuai dengan yg dicari, rejected

c. Selection process : interview & job test (written test / praktek)

d. offering letter

e. Employment agreement

f. Induction Program


Perijinan (Licenses)---> kanwil Depnaker

a. Mempekerjakan karyawan wanita pada malam hari
b. Penyimpangan waktu kerja
c. Wajib lapor perusahaan sesuai UU
d. RPTKA (Rencana pengguanaan Tenaga kerja Asing) & IKTA (ijin kerja tenaga kerja asing)
e. Ada akte pengawasan yang diberikan oleh pegawai pengawas DISNAKER

Berminat bekerja di bidang HRD? Kompetensi apa yang harus dimiliki?

Sebenarnya apa saja sih kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang yang bekerja di bidang HRD?
Sebelum memutuskan untuk bekerja/ berkarir di bidang ini, baca daftar kompetensi berikut, dan pastikan kalian mempunyai kompetensi atau minat untuk mengembangkan diri di bidang-bidang tersebut.

Daftar di bawah ini beberapa kemampuan yang harus dimiliki oleh seorang HRD, tentunya tidak harus semua kompetensi harus dimiliki, tergantung spesialisasi/ job description orang itu.

1. Mampu membuat dan mengelola administrasi data base karyawan (beberapa perusahaan besar menggunakan alat/ software
2. Mengerti mengenai seleksi dan teknik wawancara calon karyawan
3. Mampu melaksanakan Induction Program untuk karyawan baru (biasanya bekerjasama dengan manager/ supervisor end user)
4. Mengerti cara menghitung gaji dan upah lembur
5. Mampu menghitung pajak Penghasilan PPh 21
6. Mengerti mengenai sistem insentif dan bonus tahunan (berkaitan dengan sistem penilaian/ appraisal kerja)
7. Mengerti mengenai sistem dana pensiun (tidak wajib, bisa bekerjasama dengan perusahaan asuransi / Dana pensiun)
8. Mengerti mengenai tunjangan dan fasilitas karyawan
9. Mengerti mengenai administrasi kepesertaan JAMSOSTEK (Jaminan Sosial Tenaga kerja)
10. Mampu memfasilitasi dan mengelola administrasi penilaian kinerja (perfomance appraisal)
11. Mampu membuat dokumen transaksi hubungan kerja (offering letter, surat perjanjian kerja , mutasi, promosi dll)
12. Mengerti proses & prosedur Penyelesaian Hubungan Industrial (UU no 2 / 2004)
13. Mengerti pembuatan dan pendaftaran PP (peraturan perusahaan)/ PKB (Perjanjian kerja Bersama)
14. Mengerti mengenai pelaksanaan & administrasi Training

administrasi personalia yang efektif

Pengelolaan administrasi personalia yang efektif sangat penting supaya dalam menjalankan tugas di Dept HRD, kita bisa memberikan pelayanan yang baik ke manajemen dan karyawan.

Tapi apa sih administrasi personalia itu ? Cakupan Administrasi personalia termasuk hal-hal di bawah ini :
1. Mengelola gaji, tunjangan & fasilitas karyawan
2. Memelihara data karyawan (head count)
3. Membuat laporan statistik yang komprehensif, misalnya : sebaran gaji, training man hour, performance karyawan dll
4. Mengelola data recruitment & selection
5. Training program dll

Nah kenapa harus ada administrasi personalia? Tujuannya antara lain sebagai bahan bagi manajemen untuk mengambil keputusan, agar pengelolaan tenaga kerja bisa efektif dan efisien.

HRD = polisi peraturan perusahaan?

Pernah kan nonton komedi "OB" di RCTI?
Sebal ngga si lihat tampang galak Pak Taka sang HRD di TV OK yang hobi marah dan menghukum stafnya dengan push up 50 kali?

Wah kalau bayangan teman-teman yang masih kuliah atau teman-teman yang yang baru lulus kuliah bahwa posisi HRD ini sama seperti Pak Taka, harus galak, kaku, dan sering menghukum orang, kalian salah.

Memang sih, ada beberapa rekan HRD yang masih mempunyai karakter seperti Pak Taka, atau mempunyai pandangan seorang HRD harus tegas, kaku, menjaga jarak dengan karyawan lain, sok jaim, dan fungsinya hanya menjaga supaya Tata tertib dan peraturan perusahaan ditegakkan dan berjalan dengan baik di kantor.

Tetapi saya termasuk yang punya pandangan lain, HRD itu kan singkatan dari Human reseources Development, jadi peran seorang yang bekerja di bidang HRD ini sangat penting di organisasi perusahaan, tidak hanya sebagai penjaga peraturan saja, tetapii dia harus bisa merekrut orang yang kompeten, retain / mempertahankan orang-orang yang bagus di perusahaan agar tidak pindah atau melirik ke lain hati perusahaan yang bisa memberi lebih, menyediakan pelatihan/ mengembangkan potensi karyawan agar mereka bisa lebih kompeten.

Nah untuk itu seorang HRD harus bisa membuat kebijakan / business process yang baik, sesuai dengan visi, misi, goal perusahaan, dan corporate culture. Bagaimana mungkin aturan dan kebijakan bisa jalan dengan baik, kalau HRD nya kaku dan ngga bisa gaul dan melakukan pendekatan yang tepat ke karyawannya dan ke manajemen (untuk menjual ide-idenya ke pimpinan tertinggi Perusahaan?)